Miten saada digitalisaatio ja hyvinvointi tukemaan toisiaan?

17 helmi 2023 • Ihmiset ja kulttuuri

Vuonna 2023 työntekijöihin kohdistuu huomattavasti enemmän paineita kuin 10–15 vuotta sitten. Työn intensiivistyminen (joka näkyy mm. isompana työmääränä, lisääntyneinä vaatimuksina oppia jatkuvasti uutta ja suurempina odotuksina itseohjautuvuudesta) juontaa juurensa teknologiseen muutokseen. Vaikka teknologinen vallankumous on tuonut meille monia hyviä asioita, se on myös tehnyt työelämästämme hektisempää kuin koskaan ja luonut monia uusia stressitekijöitä. Lieneekin syytä kysyä:

Syökö digitalisaatio hyvinvointiamme?

Vai…

Onko mahdollista, että digitalisaatio ja hyvinvointi löytävät tasapainon ja luovat uuden, entistä paremman työelämän?

Jatkuva linjoilla olo lisää uupumusriskiä

Tutkimukset ovat osoittaneet, että lisääntyneen työmäärän ja vaatimusten kasaantuminen lisää uupumuksen riskiä. Kun olemme online-tilassa 24/7 ja meidän odotetaan vastaavan viesteihin useissa kanavissa, alustoissa ja laitteissa, ei ole ihme, että aivomme ylikuormittuvat. Tällaisessa tilassa ei luovuus virtaa tai kukoista.

Uupumus on riski sekä työntekijälle että työnantajalle, sillä liian intensiivinen työmäärä, monimutkaiset prosessit tai esimerkiksi huono johtaminen voivat ajaa työntekijän etsimään toista työtä. Myös digitaaliset työkalut, jotka eivät aidosti tue työtä, voivat aiheuttaa turhaa turhautumista työntekijöissä. Ennustankin, että tämä turhautuminen voi aiheuttaa jopa enemmän riskejä kuin edes ymmärrämme. Jos ihmiset eivät pysty keskittymään työhönsä huonosti suunniteltujen, toteutettujen tai käyttöönotettujen digitaalisten työkalujen vuoksi, yritykset menettävät pian liikevaihdon lisäksi työntekijöitä.

Kaikki kulminoituu lopulta digitaaliseen työntekijäkokemukseen

Mikä siis neuvoksi? Olemmeko tuomittuja epäonnistumaan digitalisaation ja hyvinvoinnin harmonisoinnissa?

Emme missään nimessä.

Teknologiaan ja prosesseihin investoivat yritykset voivat vähentää työn mutkikkuutta, mikä puolestaan auttaa työntekijöitä tuntemaan olonsa tasapainoisemmaksi.

Tiedämme kaikki, että digitalisaatiossa on potentiaalia, jota ei ole vielä täysin hyödynnetty. Olemmeko esimerkiksi ajatelleet, että digitaalisten työkalujen avulla organisaatiot voivat myös tarjota paremman työntekijäkokemuksen? Vaikka hyvä työntekijäkokemus ei automaattisesti käänny hyvinvoinniksi, se varmasti lisää ihmisten ja organisaation positiivisia tunteita. Tutkimusten mukaan yritykset, joilla on hyvä työntekijäkokemus, ovat innovatiivisempia ja kannattavampia, minkä lisäksi asiakastyytyväisyys on korkeammalla tasolla. Oletan, että tämä on jotain, mitä me kaikki haluamme yrityksellemme, eikö totta?

Haastateltuani huippuammattilaisia ympäri maailmaa Better Monday -podcastin neljättä tuotantokautta varten olen vakuuttunut siitä, että digitalisaatio ja hyvinvointi voivat kulkea käsi kädessä ja jopa tukea toisiaan. Tämä edellyttää kuitenkin paljon ponnisteluja johtajilta ja työntekijöiltä. Kuten eräs vieraistani, Deloitten Culture & People Experience Manager Joana Pais Afonso toteaa:

Hyvinvoinnin ylläpitäminen useita digitaalisia työkaluja käytettäessä on todellakin vaikeaa. Mutta on myös välineitä, jotka oikein käyttöönotettuna ja ohjeistettuna vapauttavat aikamme manuaalisesta työstä ja tarpeettomista kokouksista johonkin mielekkäämpään, kuten innovointiin, luovuuteen ja empatiaan.

Muutama vinkki, joiden avulla voit digitalisoitua ja samalla pitää kiinni hyvinvoinnistasi

1. Ota käyttöön epäsynkroniset tehtävienhallintatyökalut, kuten Trello, Asana tai Notion.
2. Kannusta tiimiäsi työskentelemään ja viestimään epäsynkronisesti, jotta ihmisten ei tarvitsisi istua kokouksissa joka päivä.
3. Hyödynnä videotyökaluja (esim. Loom) vähentämään turhia kokouksia luomalla personoituja videoviestejä ja -ohjeita.
4. Laadi selkeät pelisäännöt pikaviestimien käyttöön. Chat-työkalut säästävät aikaa, mutta niiden kanssa kannattaa olla varovainen. Ilman selkeitä sääntöjä esimerkiksi siitä, mihin aikoihin viestejä saa lähetellä ja milloin ilmoitukset kannattaa kytkeä pois päältä, viestityökaluista voi olla hyvinvoinnillesi enemmän haittaa kuin hyötyä.
5. Muista pitää taukoja kiireisinäkin päivinä. Voit hallita ajankäyttöäsi esimerkiksi Pomodoron kaltaisilla ajastimilla.
6. Lisää läpinäkyvyyttä ottamalla käyttöön Notionin ja Talbitin kaltaisia digitaalisia työkaluja tavoitteiden asettamiseen ja seuraamiseen. Kun kirjaat tavoitteesi ylös, pystyt huomioimaan ne paremmin viikko- ja kuukausirutiineissasi, jolloin myös saavutat ne todennäköisemmin. Lisäksi koko organisaation tason tavoitteet kannattaa kirjata ja päivittää säännöllisesti paikkaan, jossa ne ovat kaikkien työntekijöiden nähtävillä.