Verkkopalvelun toteuttaja haussa? 6 vinkkiä onnistuneeseen tarjousneuvotteluun

27 loka 2015 • Strategia ja liiketoimintamuotoilu

Uuden verkkopalvelun toteuttajan huudattaminen lähtee liikkeelle lähtökohtaisesti tarjouspyynnöstä. Listalta löytyvät muun muassa mobiilikokemus, halutut toiminnallisuudet, integraatiotarpeet ja useimmiten myös toivottu toteutusteknologia.

Seuraavassa on listattu vinkkejä, joiden avulla tehostat tarjousneuvotteluja.

Vastuut ja verkkopalvelun toteuttaja

Haluatko, että toimittaja toteuttaa koko prosessin alusta loppuun vai vain tietyn osan kokonaisuudesta? Haluatko käyttää omaa graafikkoa ja hoitaa sisällöntuotannon? Onko sinulla käytössä mahtava kuvapankki, jota voitaisiin käyttää osana kokonaistoteutusta? Kerro tämä. Muussa tapauksessa tarjous voi mennä pieleen, sillä tarjousvaiheessa tehdään paljon erilaisia oletuksia.

Vastuiden avoin kerronta auttaa toimittajaa ymmärtämään asemansa ja keskittymään olennaiseen.

Liiketoiminnallinen tarve

Miten suunniteltu verkkopalvelu tukee tai parantaa liiketoimintaasi? Miksi tarvitset kyseisen palvelun?

Useimmiten tarjouspyynnöstä löytyvät mm. sen hetkiset yritystiedot, palvelukuvaukset ja tarjottavat tuotteet. Yritysesittelynä hyvä, mutta ne eivät ikävä kyllä kerro tulevaisuuden suunnitelmista ja tavoitteista mitään. Muutokset on järkevää tehdä liiketoiminta edellä, ei pelkästään uudistamisenhalun perusteella.

Kun liiketoiminnalliset tarpeet saadaan määriteltyä, voidaan vasta keskittyä itse palvelun käyttötapaan, toiminnollisuuksiin ja muihin tässä kirjoituksessa käsiteltyihin asioihin.

Tietoturva

Kuvittele, jos asiakkaittesi tiedot valuisivat tietämättäsi kolmannelle osapuolelle tai jokin aamu palaat töihin yrityksesi sivujen mainostaessa viimeisintä kissavideota?

Verkkopalvelut ja –kaupat voidaan rakentaa monella eri tapaa. Koodin laatu, ohjelmistotuotteen tietoturvatarkennukset, salatut tiedonsiirrot ja päivitettyjen työkalujen käyttö ovat lähtökohta turvalliselle ohjelmistokehitykselle. Toinen tärkeä lähtökohta on aktiivinen ohjelmiston ja palvelimen ylläpito, joilla voidaan välttää merkittävästi haavoittuvuutta. Avoimen lähdekoodin palveluja soimataankin usein turhaan niiden haavoittuvuusherkkyydestä, vaikka suurin osa murheista olisi voitu estää oikeantyyppisellä ohjelmoinnilla tai aktiivisella ylläpidolla.

Kun tietoturva on kunnossa, niin voit nukkua yösi rauhassa ja verkkopalvelullasi on vakuutukset kunnossa.

Sisällöntuotannon hakukoneoptimointi

Hakukoneoptimointia osataan pyytää useimmiten verkkopalvelun tai –kaupan osalta, mutta tämän jatkuvuutta ei osata pyytää. Tämä tarkoittaa tilannetta, kun palvelu siirtyy tilaajan käyttöön ja palveluun aletaan lisäämään sisältöä omatoimisesti. Kyseessä voi olla esimerkiksi palvelukuvauksen sisällönmuokkaus, tuotelisäys verkkokauppaan tai viikoittainen blogipostaus. Optimoiko palvelusi nämä automaattisesti vai voisitko sinä kasvattaa digitaalista jalanjälkeäsi avustavilla työkaluilla? Tarvitsetko laajempaa ymmärrystä vai pystytkö toteuttamaan nämä omatoimisesti?

Hakukoneoptimointi ei pääty projektin valmistuessa.

Kehityksen vaiheistus (ja priorisointi)

Kehityksen vaiheistuksella en tarkoita, että tilaajan pitäisi tietää tarkalleen kuinka kehitys kannattaa vaiheistaa. Tämä pitäisi tulla luonnostaan asiantuntevalta toimittajalta, mutta tärkeää on ymmärtää sen merkitys. Nykypäiväinen ohjelmistokehitys tähtää pilkottuihin kokonaisuuksiin ja ketterään toteutustapaan, missä vaiheistus ja priorisointi ovat avainasemassa. Etuna tämän kaltaisessa toteutustavassa on nopea ensimmäisen version julkaisuaikataulu, turhien toiminnollisuuksien karsiutuminen ja ketteryys jos/kun suunnitelmat vaihtuvat lennosta.

Mikäli mammuttihankkeen suunnitteluvaiheeseen ei laiteta merkittävästi resursseja, on mahdollista että jotain jää huomaamatta. Lisäksi suunnitelmat muuttuvat lähes aina jossain määrin. Tämä johtuu usein tilaajan liiketoiminnan muutoksista tai yksinkertaisesti teknologian nopeasta vanhentumisesta. Kun viimein päästään ulos, upouusi palvelusi voi olla jo valmiiksi vanhentunut, sisältää turhia toiminnollisuuksia tai toteutettu väärillä periaatteilla (esim. asiakkaasi eivät arvosta tai pidä tärkeänä toteuttamaasi must-have -osa-aluetta).

Budjetti

”Budjetti onjärkevintä pitää omana tietonaan, jotta toimittaja ei pyry maksimoimaan hintaa.”

Tämä on mahdollista, mutta tällöin saat kaiken sen mitä kyseisellä budjetilla on mahdollista toteuttaa. Tämän takia on järkevää keskustella tarpeista avoimesti. Mikäli toimittaja ei tiedä budjettiasi, on todennäköisempää että tarjouksella mennään aivan päin mäntyjä. Lopputuloksena on, että molemmat käyttävät turhaa aikaa soidinmenoihin, jonka olisi voinut käyttää tehokkaamminkin.

Asetettu budjetti auttaa vaiheistamaan ja priorisoimaan toiveiden tynnyrin sisältöä.

Avoin dialogi on kaiken A ja O, jonka perusteella asiakaslähtöinen toimittaja pystyy puntaroimaan parhaimman kokonaisuuden tilaajalle. Budjettikeskusteluissa korostuu tämän takia vaiheistus, todellisten tarpeiden selvittäminen (priorisointi), vastuiden selkeys ja liiketoiminnalliset tavoitteet. Jos nämä saadaan viestitettyä oikein, on melko todennäköistä että saamasi tarjous on asianmukainen ja ehdotus kohtaa tarpeesi.