Etätyö kriisitilanteessa

23 maalis 2020 • Ihmiset ja kulttuuri

Etätyö on juuri nyt lähes kaikille suomalaisille yrityksille ajankohtaista. Riippumatta siitä, kuinka tuttua työskentelymuoto on, nyt se on opeteltava. Me kerromme tässä kirjoituksessa, mitä organisaatiosi on tiedettävä ”etäilystä” ja tarjoamme lopussa muistilistat yritykselle sekä työntekijöille. Tämä on ensimmäinen osa blogisarjassamme Yrityksen selviytymisopas kriisitilanteessa – Mukauta toimintasi digitaaliseksi.

Etätyön hyödyt

Koronan aiheuttama tilanne on äkillinen ja poikkeuksellinen. Mielessä saattaa käydä ajatus siitä, onko etätyön käyttöönotto vaivan väärti. Etätyötä kannattaa kuitenkin lähestyä pitkän aikavälin muutoksena, vaikka aloitus olisikin räjähtävä.

Etätyön avulla kehität työkulttuuriasi modernilla tavalla, teet työpaikastasi mukavamman henkilöstölle, haluttavuutesi potentiaalisena työantajana kasvaa ja toimit vastuullisesti turhan matkustamisen vähentyessä. Etätyö myös nostaa yleistä moraalia, kun ihmiset kokevat nauttivansa luottamusta.

Vuosi 2020 tulee olemaan etätyön läpimurtovuosi.

Etätyönteon harhaluulot

Työntekijöitä saattaa pelottaa sosiaalisen kontaktin väheneminen, työympäristön vaihtuminen tai tärkeimmän työtä tukevan henkilön puute. Vastaavasti yritykset saattavat pohtia tekevätkö ihmiset töitä, osaataanko johtaa etänä, kärsivätkö asiakastoimitukset tai laskeeko fiilis.

Pelot ovat inhimillisiä, mutta lähes kaikki niistä voivat toteutua myös toimistolla. Etätyö alkoi Sofokuksellakin aikoinaan osittaisella kokeilulla, mutta ymmärsimme pian, että ihmisten on syytä saada itse 100% päättää, mistä työtä tehdään. Kokeilun kautta opimme rakentamaan yhteiset pelisäännöt etäilyyn.

Molemminpuolinen luottamus on etätyössä keskeistä. Yrityksen ja työntekijöiden on siksi toimittava mahdollisimman läpinäkyvästi. Yrityksen ei kannata heti hermostua, jos kotioloissa tapahtuu muutakin kuin työtä. Työntekijän ei ole syytä loukkaantua, jos yritys haluaa ymmärtää, mitä on saatu aikaan. Läpinäkyvyys ruokkii luottamusta, joka tuottaa vapauden tunteita.

Yhdessä rakennetut etäilyn pelisäännöt selkeyttävät ja läpinäkyvyys rakentaa molemminpuolista luottamusta.

Valitse etätyöohjelmistot

Digitaaliset kommunikaatiotyökalut ovat etätyöskentelyn selkäranka. Esittelen lähinnä tunnetuimpia hyväksi havaittuja, edullisia ja laajasti käytössä olevia vaihtoehtoja.

Videopalaverit

Käytetyimpiä videoneuvottelutyökaluja yrityksissä lienevät Google Hangouts ja Microsoft Teams. Kumpikin toimii hyvin kaikenlaisissa käyttöympäristöissä.

Chat ja tiedostojenjako

WhatsApp asennus puhelimiin on nopea tapa järjestää ryhmäkohtaista viestintää. Jos haluat luoda joustavammin ryhmiä, Slack on hyvä vaihtoehto. Slackista löytyy myös videopalaverit, tiedostojaot ja paljon muuta. Tiedostojen jakamista tarjoavat myös DropBox, Microsoft Office 365 paketin OneDrive ja poikkeustilannehinnoittelulla saatavana oleva Google G-Suite.

Etätyö ja tietoturva

Nopeasti vastaan tullessa käyttöönotossakin tietoturvaan kannattaa kiinnittää huomiota. Tässä muutama vinkki:

Varmuuskopioi! Ohjeista kaikki työntekijät tallentamaan päivittäin työn tulokset ja syntyvä materiaali verkkoon siten, että kaikilla on ajantasainen tieto käytössä. Huolehdi datan varmuuskopioinnista.
Käytä salattua yhteyttä (VPN). Käyttämällä VPN-yhteyttä voit varmistua, että verkkoliikenne omalta työasemalta pysyy suojattuna. Mikäli yrityksessäsi ei ole kiinteää VPN:ää, kannattaa työvälineille asentaa esim. Freedome tai jokin vastaava.
Käytä työkonetta. Tee etätöitä mieluummin työnantajan luovuttamilla kuin omilla harrastuksiin ja viihdekäyttöön tarkoitetuilla laitteilla.
Huolehdi turvallisuudesta. Työkoneisiin ei kannata asentaa viihdeohjelmistoja tai antaa niitä muiden perheenjäsenten käyttöön, jotta turvallisuus ja tietosuoja eivät vaarantuisi.
Päivitä. Huolehdi normaaliin tapaan käyttöjärjestelmän ja sovellusten päivityksistä.
Varjele tietosuojaa. Hoida etätapaamiset kodissasi mahdollisuuksien mukaan siten, että muut kodissa olijat eivät häiriinny tai kuule työhösi liittyviä asioita. Pidä myös paperit ja muut salassa pidettävät fyysiset materiaalit esimerkiksi lukitussa laatikossa.
Jumissa reissussa? Jos työntekijäsi on matkalla, varmista että työvälineiden tallennustilat on kryptattu esim. kannettavan tietokoneen katoamisen varalta. Applen ja Windowsin käyttöjärjestelmissä on vakiona kryptausominaisuus. Tarkista, onko asiakkaillasi tai projekteissa sopimusrajoitteita esim. asiantuntijatyön toimittamisessa Suomen tai EU:n ulkopuolelta (mm. GDPR-asetukseen liittyvät sopimusehdot).
Noudata tietoturvaohjeita. Päivitä yrityksesi etätyökäytäntöihin liittyvää ohjeistusta tarvittaessa. Jos tietoturvaohjeita ei ole vielä laadittu, poimi itsellesi parhaat käytännöt ja vinkit vaikkapa tästä oppaasta.

Muistilista etätyöläiselle

Asenne. Asenne ratkaisee aina. Poikkeustilanne vaatii poikkeuksellisen hyvää asennetta. Huomaa myös positiiviset asiat (kuten yhdessäolo perheen kanssa).
Etäkommunikointivälineet. Onko käytössäsi kaikki tarvittava kuten puhelin, liittymä, vastamelukuulokkeet/headset, web-kamera tai ulkoinen ”neuvottelukaiutin” (Jabra tms.)?
Verkkoyhteys. Löytyykö kotoasi laajakaista, joka soveltuu työtarkoituksiin?
Tietokoneet. Löytyykö kotoasi tietokone vai tarvitsetko kannettavan? Suositeltavin vaihtoehto on työkäyttöön tietoturvallisesti konfiguroitu työkone. Hyödynnä VPN:ää mahdollisuuksien mukaan.
Ohjelmistot. Onko työkoneeseesi asennettu kaikki tarvittavat ohjelmistot? Onko ohjelmistojen toimivuus testattu?
Näytöt. Riittääkö kannettavasi näyttö vai tarvitsetko erillisen näytön?
Säilytä rutiinit. Herää ajoissa, tee aamutoimet ja pukeudu työasuun kuten normaalistikin. Säädä valaistus sopivaksi.
Tauota. Etätyössä ”jumahtaa” helposti paikalleen pitkäksi aikaa. Pidä tauot, lounas ja muut mahdollisuuksien mukaan normaalisti.
Liiku. Pitkä etärupeama käy psykologisesti raskaaksi, jos et liiku tai verryttely tarpeeksi välissä.
Vältä multitaskausta. Erityisesti koko perheen ollessa kotona tämä voi olla vaikea toteuttaa, mutta se on keskeistä, jotta saat onnistumisen tunteita asioiden valmiiksi saamisesta.
Mukaudu. Kaikki asiat eivät suju todennäköisesti ihan samoilla rutiineilla, joten varioi ja opettele uusia tarpeen mukaan.
Viestintä. Ole joka päivä yhteydessä kollegoihisi. Läpinäkyvyys ja muille viestiminen tekee hyvää mielialallesi.

Muistilista yritykselle

Pelisäännöt. Luo yhdessä työntekijöiden kanssa ohjeet etäilyyn.
Vakuutukset. Varmista vakuutusten kattavuus etätyöympäristössä.
Etäkommunikointivälineet. Varmista, että henkilöstöltä löytyy puhelimet, liittymät, vastamelukuulokkeet/headsetit, web-kamera, Jabra.
Tietokoneet. Huolehdi, että työntekijöillä on käytössään tietoturvallinen ja tarpeelliset ohjelmistot sisältävä tietokoneympäristö.
Viestintä. Etätyö vaatii erityistä panostusta sisäiseen viestintään ja riittävään kommunikaatioon.
IT-tuki. Varmista, että ihmiset tietävät kehen olla yhteydessä, jos jokin työväline menee rikki.
Organisoituminen. Varmista joka päivä, että ihmiset tietävät, mitä tehdä.
Työergonomia. Varmista, että ihmisillä on ohjeita ja apua riittävän työergonomian järjestämiseen.
Fiilis. Etätyössä on vähemmän sosiaalisia kohtaamisia. Panosta entistä enemmän fiilikseen!
Seuranta. Varmista, että työn edistymisestä raportoidaan mahdollisimman reaaliaikaisesti talouden seuraamiseksi. Kriistilanteessa kassan seuranta on ensiarvoisen tärkeää.
Hyväksy tosiasiat. Koko perheen ollessa kotona, on pakko rytmittää päivää eri tavalla. Ole ymmärtäväinen ja tue henkilöstöäsi haastavassa tilanteessa.
Jatkuvuussuunnittelu. Huomioi tilanteen pidentyminen ja muu skenaariointi.

Seuraava osa yrityksen selviytymisoppaasta kriisitilanteessa ilmestyy tiistaina 24.3.2020.

Lisää luettavaa etätyöstä

Kaatuvatko seinät päällesi? (YLE)
Ei, etätyössä ei laiskotella (YLE)
Etätyö ja lapset kotona? (Duunitori)
Työterveyslaitoksen ohje etätyöläiselle (TTL)

Tarvitsetko apua etätyöskentelyyn siirtymisessä?

Sofokus toimii poikkeustilanteen ajan 100% etätöissä. Pääsimme itse etämoodiin yhdellä ilmoituksella johtuen vuosien kokeilemisesta ja parhaiden käytäntöjen hiomisesta. Silti olemme joutuneet keksimään muutamia uusia ratkaisuja ja hienosäätöjä, jotta koko henkilökunnan etäily sujuisi mahdollisimman kivuttomasti.

Edustatko organisaatiota, jolla on tarve siirtyä etätyöhön, laajentaa käyttöä tai parantaa laatua nopeasti? Haluamme auttaa sinua ja tarjota vuosien kokemuksemme etätyöskentelyn organisoitumisesta käyttöösi.

Ota yhteyttä meihin, autamme sinua