Itseohjautuvuus – 5 vinkkiä työntekijälle

28 helmi 2020 • Ihmiset ja kulttuuri

Itseohjautuvuus on jo pitkään ollut niin otsikoissa kuin kahvihuonekeskusteluissakin, mutta moniko meistä tietää, mitä se oikeasti tarkoittaa? Mitä itseohjautuvuus käytännössä tarkoittaa?

Itseohjautuvuutta on suhteellisen helppo lähestyä organisaation näkökulmasta. Poistetaan vain kaikki hierarkia ja turhat väliportaat, eikö niin? Mutta entäs työntekijät? Muistiko kukaan kertoa heille, miten tällaisessa uudenlaisessa organisaatiossa kannattaa toimia?

Käytännössä itseohjautuvuus on oman ajankäytön optimointia.

Milla Heikkilä

Minulle itseohjautuvuus tarkoittaa sitä, että on kykenevä johtamaan omaa kalenteriaan ja sitä kautta omaa työtään. Keräsin tähän blogikirjoitukseen muutamia käytännön vinkkejä, joiden avulla jokainen voi optimoida omaa aikaansa ja näin itseohjautua ilman turhaa stressiä ja kiireen tuntua.

Jos on aina kiire ja palautuminenkin takkuaa, kannattaa kokeilla, josko näistä vinkeistä olisi apua.

Itseohjautuvuus käytännössä:

To Do – lista

Muistatko Dumbledoren ajatusseulan? Harry Potterista tuttu Tylypahkan rehtori käytti ajatusseulaa muistojen säilömiseen ja ajatusten kirkastamiseen. To Do – lista toimii samalla tavalla! Kun kirjaat kaikki muistettavat asiat ja tehtävät ylös, vapautat samalla työmuistista tilaa asioille, jotka juuri sillä hetkellä vaativat eniten huomiotasi.

Ihmisen työmuisti on rajallinen ja vaatii ajoittaista tyhjennystä. Kun kirjoitat asiat ylös, eivät ne enää kuormita muistiasi samalla tavalla ja näin myös kiireen tuntu helpottaa. To Do – lista onkin yllättävän yksinkertainen ja helppo tapa jäsentää kaoottista mieltä. Kun lopulta vedät listalta yli ne asiat, jotka olet saanut päätökseen, koet myös tunteen asian loppuun saattamisesta, mikä lisää hallinnan ja kontrollin tunnetta.

Must-win-battles

Sofokuksella puhutaan usein must-win-battleista. Näillä pyritään osoittamaan työtehtäviä, jotka ovat prioriteettilistan kärkipäässä. Omaa työtään voi priorisoida kirjaamalla työtehtävät ylös ja poimimalla sieltä päivän/viikon/kuukauden must-win-battlet, eli asiat, jotka täytyy hoitaa määräaikaan mennessä.

Tärkeänä osana must-win-battleja on niiden validointi eli todellisen tärkeyden varmistaminen. Tämä tapahtuu sparraamalla must-win-battleja oman esihenkilön tai kollegoiden kanssa. Kerää ensin omat ehdotuksesi must-win-battleista ja esittele ne sen jälkeen muille. Ovatko muut samaa mieltä valinnoistasi vai nouseeko listalle ehkä jokin muu, vielä tärkeämpi taikka kiireellisempi asia?

Työn tuunaus

Eli ’pimp my job’! Työn tuunaamisen on todettu tukevan muun muassa työntekijöiden sitoutumista ja työn imua. Itse näen työn tuunaamisen mahdollisuutena muokata omaa työtä niin, että siitä tulee entistä mielenkiintoisempaa ja merkityksellisempää.

Työn tuunaamisessa työntekijä muokkaa omaa työtään itselleen sopivammaksi omien voimavarojen ja intressien pohjalta. Hän voi esimerkiksi itse päättää missä ja milloin työnsä tekee.

Konkreettisena oman elämän esimerkkinä mainittakoon tämä blogikirjoitus. Kirjoitin sen ihanassa pikku kahvilassa, sillä koin ympäristön ruokkivan luovuuttani paremmin kuin toimiston staattinen ilmapiiri.

Vaihdoin myös aihetta lennossa. Olimme yhteisesti sopineet, että kirjoitan blogikirjoituksen valmiiksi viikon loppuun mennessä, mutta kun alkuperäinen aihe ei lähtenytkään paperilla lentoon, päätin tuunata työtäni ja vaihtaa aihetta. Tavoite (yksi blogikirjoitus) kuitenkin täyttyi.

Konkreettiset tavoitteet

Tavoitteista puhutaan joskus jopa kyllästymiseen saakka, mutta niiden tärkeys korostuu itseohjautuvassa työyhteisössä. Olethan sinä tietoinen omista tavoitteistasi? Mitä työnantaja odottaa sinulta? Mitä asiakkaat odottavat sinulta? Entä mitä itse odotat itseltäsi? Näihin kysymyksiin on tärkeää löytää vastaus ja se useimmiten löytyy parhaiten yhteistyössä muiden kanssa.

Play Book – Itseohjautuvuuden pelisäännöt

Itseohjautuvuudelle on määritettävä yhteiset pelisäännöt, jotta jokainen voi rauhassa keskittyä omaan työhönsä. Sofokuksella on itseasiassa pitkälti luovuttu sanasta itseohjautuvuus, sillä meillä uskotaan, että itseohjautuvuuden sijasta paremmin toimii parviohjautuvuus. Parviohjautuvuus nojaa yhteistyöhön ja toisten auttamiseen, jolloin saadaan aikaan parempia päätöksiä eikä kukaan jää ongelmiensa kanssa yksin.

Kuvittele esimerkiksi lintuparvea, joka matkustaa talveksi etelän lämpöön. Se lentää symmetrisessä muodostelmassa ja säilyttää saman vauhdin ja suunnan, vaikka parvessa lentää samaan aikaan useampi erikokoinen ja -ikäinen lintu.

Parven linnut kykenevät toimimaan yhtenä yksikkönä, vaikka yksittäiset linnut tekevätkin välillä virhearviointeja. Ne välittävät jatkuvasti toisilleen tietoa omasta liikesuunnastaan sekä varoittavat ulkoisesta vaarasta. Näin muodostelma säilyy yhtenäisenä ja lentosuuntaa muutetaan, mikäli parvi niin yhteisesti päättää.

Viestintä ja kommunikointi ovatkin parviohjautuvuuden (ja itseohjautuvuuden) kulmakiviä. Elleivät viestit kulje ja yhteiset pelisäännöt ole selvillä, parvi ajautuu kaaokseen ja pois reitiltään.

Oman tiimin taikka työyhteisön ’Play Book’ auttaa toimimaan yhteistyössä muiden kanssa. Siihen voi kirjata esimerkiksi seuraavia asioita:

• Mikä on yhteinen tavoitteemme? Olemmeko siitä samaa mieltä?
• Miten usein kokoonnumme tällä kokoonpanolla? Miksi? Mitä asioita silloin käsitellään?
• Milloin käytämme sähköpostia? Milloin kannattaa mieluummin soittaa?
• Milloin pitää antaa toisille työrauha?
• Milloin ja miten pidetään taukoja?  
• Miten määritämme projektien määräajat? Kuka ne määrittää?
• Miten ja milloin annamme toisillemme palautetta?
• Miten ja milloin arvioimme projektien lopputulosta?

Itseohjautuvuuden käytännön vinkkejä löytyy toki monia muitakin. Näistä mainittakoon Ei:n sanominen, erilaiset ajatustyön kalenteriblokit, viestintäkanavien sulkeminen ja sähköpostin ajastus. Loppupeleissä itseohjautuvuus on hyvin yksinkertaista, kunhan arjen työkalut ovat kunnossa.

Seuraa Sofokuksen Urauutisia

Haluatko vastaanottaa ajankohtaista tietoa Sofokuksen avoimista työpaikoista sekä lukea (työ)hyvinvointiin, urasuunnitteluun ja jaksamiseen liittyviä artikkeleita? Liity oheiselle postituslistalle ja lähetän sinulle kerran kuussa ilmestyvät urauutiset suoraan sähköpostiisi.

With happy greetings,
People Happiness Officer – Milla