Järjestelmätoimittajan valinta

5 joulu 2013 • Strategia ja liiketoimintamuotoilu

Vuosien varrella olen havainnut, että isot organisaatiot päätyvät usein hankkimaan palvelunsa isolta IT-toimittajalta. Vakioitujen peruspalveluiden (kuten tietoliikenneyhteydet ja infran ylläpito) osalta tämä on hyvin ymmärrettävää, mutta miten on nykyaikaisten verkkosovellusten laita? Järjestelmätoimittajan valinta on kriittinen asia. Pienen digi- ja IT-talon edustajana olikin virkistävää tutustua ison toimijan CIO:n Tuomas Otalan bloggaukseen aiheesta. Tuomas olikin ihan pakko istuttaa piinapenkkiini…

Haastattelussa Tuomas Otala, CIO, Terveystalo

Moi Tuomas, olipahan virkistävä ja osuva blogi isojen ja pienten IT-toimijoiden eroista. Työskentelet Suomen Terveystalossa CIO:na ja olet päässyt seurailemaan sekä isojen, että pienten toimijoiden tekemisiä läheltä jo pitkään. Ennen kuin käydään itse asiaan, niin avaisitko  hieman taustojasi ja kokemuksiasi IT:n ihmeellisestä maailmasta?

No moro vaan. Olen jo liian kauan IT:n kanssa työskennellyt ammattinörtti. Aloitin 80-luvulla ohjelmoijana (C-koodausta…) ja 90-luvun alussa ryhdyin vetämään projekteja. Ja sitten projektisalkkuja, konsultointipalveluita, ostamista, myymistä, toimittamista, kouluttamista,  toiminnan tai ratkaisujen kehittämistä. Kaikkea mahdollista, joka liittyy jollain tavalla tietotekniikkaan. Jos joku haluaa katsella tarkemmin, niin LinkedInistä löytyy. Nyt vähän yli neljä vuotta Terveystalo-konsernin CIO:na. Minulla on ollut uskomaton tuuri päästä aina paikkoihin, jotka ovat murroksessa. Opettavaista…

Kiitos, käydäänpä sitten itse asian kimppuun. Bloggasit isojen ja pienten toimijoiden eroista ja esille nousi tutulta kuulostavia juttuja kuten apinan raivo ja erottuminen. Iso vai pieni? Voisitko antaa muutaman konkreettisen esimerkin kummastakin?

Perinteisesti on ostettu isoilta toimijoilta, jotka pystyvät kantaamaan riskejä eri tavalla. Ja tästä on hyviä esimerkkejä vaikkapa SAP:n tms. ympärillä. Homma toimii kohtuullisen luotettavasti, tuli sitten lunta tai räntää. Mutta se myös maksaa. Ja se on samaa tavaraa kuin kaikilla muillakin.

Meillä Terveystalossa on erinomaisia kokemuksia erityisesti mobiilien ratkaisujen toteuttamisesta sekä viimeisimpänä haastavan visualisoinnin tekeminen. Käytännössä kaikki verkkotekeminen on ostettu pieniltä suomalaisilta toimijoilta. Pienen erinomaisuus korostuu pienehköissä projekteissa, joissa pitää keksiä jotain uutta ja ainutlaatuista.

Isoilta näiden ostaminen on melkein mahdotonta. Lopputulos olisi tylsä ja ennustettavissa. Kuten iso toimijakin. Isolla on ’ison’ kulttuuri. Siihen sisältyy tietty tunnelma ja riskien minimoiminen. Pieni vaan  yrittää enemmän eikä ole niin huolissaan riskistä. Itse asiassa, kyllä sitä ylivertaista osaamista ja tunnelmaa voi löytää isonkin sisältä. Se vain on aika harvinaista.

Mites se järjestelmätoimittajan valinta teillä hoituu?

Eräs syy päätyä isoon IT-toimittajaan lienee turvallisuushakuisuus. Mitä jos pieni yritys kaatuu kahden vuoden päästä? Itse olen sitä mieltä, että verkkopalveluhankinnassa tämä voi olla itsensä huijaamista. Jos projekti tehdään ammattitaitoisesti (lähdekoodit, dokumentaatio, koetellut Open Source alustat jne.) jatkuvuuden turvaaminen ei ole välttämättä rakettitiedettä. Tai kääntäen: jos edellämainitut asiat ryssitään, ei toimittajan isous paljoa auta. Mitkä asiat itse koet jatkuvuuden turvaamisen kannalta tärkeäksi ostajan saappaissa? Miten valita järjestelmätoimittaja, jonka tekemisiin voi luottaa?

Isot toimijat vain vaikuttavat isoilta. Oikeassa maailmassa isot toimijat ovat kokonaisuuksia joukosta tuotteista tai asiakkuuksista. Jotka ovat sitten pieniä organisaatioita. Joka käytännössä tarkoittaa sitten sitä, että isoilla ei oikeasti ole kovin isoja resursseja. Niissä on samat henkilö- ja osaamisriskit kuin pienissä. Suomeksi sanoen, isoon sisältyy sama riski äkkikuolemaan kuin pienessä.

Tärkeää on pyrkiä sellaisiin ratkaisuihin, joiden ylläpito ei ole yhdestä ihmisestä kiinni. Tarkoittaen sitä, että pysytään yleisesti käytössä olevissa ratkaisuissa ja vältetään jotain aivan eksoottista viritelmää. Ellei siitä oikeasti ole hyötyä.

Jos taas katsotaan taloudellista taustaa, niin itse asiassa pienet toimijat ovat käytännössä kestävämpiä kuin isot. Tämä johtuu siitä, että ihmiset ovat sitoutuneempia juttuun kuin isossa. Jos iso ajaa jonkun tuotteen tai yksikön alas, tarkoittaa se välitöntä ja totaalista asiantuntijoiden katoamista toisiin hommiin. Pienen kanssa homma toimii paremmin.

Riskien minimoiminen on kaksiteräinen miekka. Minimoimalla riskit olemattomiin estät itseäsi hakemasta uusia ratkaisuja. Ainutlaatuista et voi piirtää paperille etukäteen. Jutun onnistuminen riippuu ihan normaalista maalaisjärjestä. Osta niin, että varaudut huonoihin sattumiin.

Millaiselta pieneltä IT-toimittajalta itse ostaisit yleisesti ajatellen? Toisin sanoen:  mitkä asiat miettimällä ja varmistamalla ostaja voisi siirtää kokokysymyksen mielessään taka-alalle?

Tärkein asia on mielestäni yrittämisen tunnelma ja henkinen yhteensopivuus. Pienellä pitää olla yrittäjän mieli ja isot korvat. Hyvällä pienellä yrityksellä on yleensä hyvä maine, jonka varjelemiseen he ovat panostaneet. Kannattaa kysyä kaverilta ja käyttää Googlea, LinkedIniä, Twitteriä ja muita palveluita hyvien pienten yritysten löytämiseen. Hyvällä maineella on aina tekijänsä ja huono kello kauas kuuluu. Ja tietysti kannattaa katsoa myös osaamisen tasoa. Referenssit löytyvät verkosta ja oma arviointikyky auttaa pitkälle. Keskimääräinen suoritus ei riitä, jos haetaan erinomaista.

Yksi oleellinen asia ostajan kannalta on erottaa mitä on ostamassa: tuotetta, palvelua vai kokonaisuutta. Olen samaa mieltä, että suljetun ERP-tuotteen ostamisen pieneltä voi olla isokin riski, mutta käyttöönottopalveluiden ostaminen Salesforceen ei välttämättä. Eihän isokaan toimittaja pysty takaamaan, että se tuttu koodari olisi ikuisesti käytettävissä. Onko nyrkkisääntöä milloin ja millaisen tuotteen voisi ostaa pieneltä? Onko sellaista?

Ei oikeastaan. Tai on, jos ajatellaan sitä, että et voi ostaa sitä Salesforce.comia pieneltä toimijalta. Mutta tukipalvelut siihen voit ostaa. Eli sen Salesforce.comin pyörittäminen vaatii hartioita, joita pienellä ei ole. Sama koskee kaikkea investointivetoista toimintaa kuten teleoperaattoreita tai konesalitoimijoita.  Tukijutut, kehittäminen, mediavetoinen ja osaamispainotteinen toiminta taas on helposti hankittavissa pieneltä.

Olen päässyt seuraamaan (eli vetämään) useita eri kokoisia IT-projekteja, joissa on ollut toimittajina sekä pieniä että isompia taloja. Tämän perusteella olen itse tullut siihen tulokseen, että verkkopuolella harvoin törmää erittäin ison IT-toimijan erittäin hyvään lopputulokseen. Tai jos tulos on hyvä, niin kassakone on laulanut niin paljon, että sillä synnytettäisiin pari hyvää pienempää toimittajaa. Miksi isoihin silti monesti päädytään?

Tuo on hyvä kysymys. Minun kokemukseni ovat täsmälleen samoja. Oikeastaan ainoa tilanne, jossa isolta ehkä kannattaisi harkita ostavansa verkkoratkaisua on sellainen tilanne, jossa rakennetaan kloonia siitä Salesforce.comista. Siinä taas ei ole mitään järkeä. Tai sitten tehdään integraatiorajapinta johonkin vanhaan järjestelmään. Mutta siinäkin tilanteessa ostaisin varsinaisen verkkoratkaisun pienemmältä toimijalta.

Tuo isolta ostaminen on jonkinlainen joukkohallusinaatio. Siinä on jotain sellaista, että iso haluaa jutella ison kanssa. Mutta käytännössä se on aivan toisin päin. Ison pitäisi haluta jutella parhaan kanssa. Ja parasta et vain yleensä löydä isolta. En ole nähnyt kovinkaan monta ison tekemää verkkojärjestelmää, joka olisi edes sinnepäin käyttökelpoinen.

Kirjoitit myös blogiisi jatkoartikkelin, jossa oli muutamia erinomaisia ajatuksia, joista tuli ”vihdoinkin joku ymmärtää meitä pieniä” fiiliksiä. Yksi niistä oli liikkumatilan antaminen. Olen useasti hämmästellyt sitä, että briiffissä kysellään uuden perään, mutta projektissa torpedoidaan mahdollisuudet sitomalla toimittajan kädet väärällä tavalla. Millä tavalla pientä tulisi ohjata, mutta toisaalta antaa tilaa, jotta lopputulos olisi optimaalinen?

Juuri kuten sanoit, pitää antaa tilaa. Jos annat vastuuta, anna myös valtaa. Jos haluat uutta, niin anna tehdä uutta. Älä pakota pientä ison muottiin, ei siitä mitään tule kumminkaan. Isoa ohjataan kuin isoa, pientä kuin pientä. Ehkä tässä on osasyy siihen, että ison asiakkaan pieni projekti voi epäonnistua. Ostettaessa pieneltä eivät samat mallit kuin perinteisessä ostamisessa päde.

Toinen asia mikä pisti jatkoblogista pisti silmään oli referenssioikeus ja koko koneiston hyödyntäminen onnistumisessa. Minusta se on yksinkertaisesti halvin tapa motivoida pieni toimittaja tekemään parhaansa. Isojen projekteja ohjaa eurot, pienille refet ovat kullanarvoisia.  Niille varaan rakennetaan usein tulevaisuus. Millaisia keinoja suosittelisit referointiin ostajalle? Miten ostaja voisi varmistaa, ettei referenssilupa iske sormille?

Ensinnäkin – kaikessa onnistumisessa se tunnelma on tärkeimpiä juttuja. Ja onnistumisesta kertoo mielellään itsekin eteenpäin. Minun kokemukseni on, että referenssilupa on yleensä todella arvokas juttu ja sitä ei käytetä väärin. Nimittäin – jos sössittyä projektia käyttää referenssinä käy kuitenkin niin, että seuraava asiakas soittaa sille edelliselle. Ala on todella pieni ja kaikki kuitenkin tuntevat toisensa. Ja väärinkäyttö päättyy todella nopeasti.

Käytännössä kannattaa aina sopia, että tekstit referensseissä kiertävät asiakkaalla katsottavana. Jo senkin takia, että niiden pitää kertoa myös siitä asiakkaasta. Olen aina sanonut, että isokin asiakas haluaa esiintyä edukseen edelläkävijöiden keskuudessa. Joten referenssin käyttö tarkoittaa käytännössä sitä, että kehuessaan itseään tulee kehuneeksi myös pätevää asiakasta. Kaikki voittavat, jos projekti onnistui.

Bloggasin jokin aika sitten kiireestä ja kuinka se voi vaikuttaa negatiivisesti IT-projektiin. Ymmärrän hyvin IT-projektien luonteen, aikatauluriski on aina vaanimassa, mutta erityisesti uuden synnyttäminen kieli vyön alla on erittäin haastavaa. Millä tavalla projektien aikataulutus tehdään teillä  ja miten varmistetaan riittävä toteutusaika, mutta samalla pidetään silti kokonaisuus kurissa?

Ehdoton sääntö tässä on tehdä juttu vaiheissa. On tavoitteellista pyrkiä tekemään jotain, joka saadaan ulos. Pitää tavoitella riittävän isoa kokonaisuutta, mutta ei ”täydellistä”. Täydellinen on hyvän vastakohta. Se tulee liian myöhään. Yleensäkin projektit kannattaa pitää pieninä, mutta pienen toimijan kanssa vielä pienempinä. Sillä tavoin päästään järkevään rytmiin ja syödään se norsu paloina. Mitä isompi kokonaisuus sitä todennäköisempää on vanha 80 prosenttia valmis -syndrooma,  joka sitten aiheuttaa aikatauluhaasteen jäljellä olevaan osaan.

Voitko lopuksi vielä tyrmätä muutaman itse valitsemasi sitkeän, mutta väärän uskomuksen siitä, miksi pientä IT-toimittajaa ei kannattaisi valita?

Eiköhän tässä jo ollut näitä. Tai, jos nyt vielä yksi juttu: hyvät pienet eivät ole pieniä ikuisesti. Käytimme 90-luvulla erästä pientä toimistoa, jonka toimistossa oli pieni kahvitila. Istuttiin ja juteltiin projektista, homma toimi varsin hyvin. Paikalla oli koko yrityksen henkilökunta, 4 asiantuntijaa. Nykyään  tämä talo on kooltaan 250 henkeä Suomessa ja muualla lisäksi noin tuhat työntekijää. Samaa henkeä ja osaamista on säilynyt tuossakin joukossa.

Kiitos paljon Tuomas antoisasta haastattelusta!