Työelämän tasapaino vaatii priorisointitaitoja

31 tammi 2024 • Ihmiset ja kulttuuri

Kuinka tietoinen olet omasta työelämän tasapainostasi? Entä osaatko johtaa omaa menestystäsi? Kuinka usein pysähdyt kuuntelemaan itseäsi ja kysyt, mitä sinulle kuuluu juuri tänään?  

Olin hiljattain kouluttamassa kauneusalan toimijoita oman hyvinvoinnin ja menestyksen johtamisesta. Kävimme läpi mm. sitä, kuinka haastavaa nykypäivän (työ)elämä on ja miten paljon se meiltä vaatii. Yhteiskunta ja erityisesti sosiaalinen media pommittavat meitä jatkuvasti informaatiolla, jonka pääpointti on saada meidät uskomaan, ettemme ole tarpeeksi. Että pitäisi pystyä vielä vähän parempaan, olla vielä vähän tuotteliaampi, kyvykkäämpi, kouluttautuneempi…

On totta, että työelämä on intensiivisempää kuin aikaisemmin. Sen todistavat jo monet tutkimuksetkin. Mutta uhriutumisen sijasta meidän pitäisi etsiä ratkaisuja siihen, kuinka kiihtyvästä työelämästä huolimatta voisimme kokea hyvinvointia ja tyytyväisyyttä arjessamme.  

Vaatimuksia on tasapainotettava voimavaroilla

Jokainen meistä kohtaa erilaisia vaatimuksia työssään. Nämä vaatimukset voivat tulla suoraan esihenkilöltämme, asiakkailtamme, kollegoiltamme tai vaikkapa meiltä itseltämme, mutta meiltä jokaiselta löytyy myös voimavaroja, jotka voimme ottaa käyttöön niin halutessamme. Työelämä onkin kuin vaaka, joka tulisi pyrkiä pitämään tasapainossa. Jos vaatimukset kasvavat, mistä voisimme löytää lisää voimavaroja käyttöömme?  Voimavaroja voivat olla esim. hyvä johtaminen, hyvinvointi (sekä fyysinen että psyykkinen), sosiaalinen tuki ja tehokas itsensä johtaminen. Itsensä johtamisesta haluaisin nostaa esiin erityisesti ajanhallinnan, sillä meillä kaikilla on käytössämme tietty määrä tunteja, eivätkä ne siitä muuksi muutu, vaikka kuinka yrittäisimme Arskan sanoin “sleep faster”. 

Kuinka sitten hallita omaa aikaa, kun pöydälle kasaantuu tehtäviä, jotka eivät sinne edes tunnu kuuluvan? Vastaus on priorisoimalla. 

Ajankäytön visualisoiti on tehokas priorisointityökalu

Eisenhowerin ajankäytön matriisi tekee näkyväksi sen, mihin aikaa kuluu eniten, ja sitä käyttämällä pääset nopeasti käsiksi mahdollisiin priorisoinnin haasteisiin. 

1. Tartu heti tärkeisiin ja kiireellisiin töihin

Tässä ajanhallinnan mallissa laatikkoon yksi lasketaan kaikki sellaiset asiat, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä. Tällaisiksi voimme laskea vaikkapa kriittiset tietoturva- ja ohjelmistopäivitykset sekä ennakkoon sovitut asiakastyöt. Nämä asiat meidän tulisi lähtökohtaisesti tehdä heti. Jos kuitenkin keskitymme liiaksi vain tämän laatikon asioihin, työpäivämme muuttuvat uuvuttaviksi ja alamme helposti kokea työn olevan pelkkää tulipalojen sammuttelua.

2. Kalenteroi tärkeät mutta kiireettömät asiat  

Laatikkoon kaksi kuuluu vastaavasti kaikki se, mikä meiltä helposti arjen pyörityksessä unohtuu, kun keskitymme liikaa laatikoihin yksi, kolme ja neljä. Tänne menevät kaikki sellaiset asiat, jotka lisäävät hallinnan tunnettamme, hyvinvointiamme ja pitkän tähtäimen fokustamme.  

3. Delegoi kiireelliset, mutta vähemmän tärkeät tehtävät

Laatikosta kolme löytyvät asiat, jotka meidän tulisi delegoida muille. Nämä asiat ovat usein kiireellisiä, mutta myös sellaisia, jotka joku toinenkin (AI, kenties?) voisi hoitaa ja mahdollisesti vieläpä meitä tehokkaammin. Mikäli keskitymme itse liikaa tämän laatikon asioihin, työmme muuttuu nopeasti hyvin lyhytnäköiseksi, ja meistä voi helposti alkaa tuntumaan siltä, että kadotamme työn merkityksen.  

4. Deletoi turhat ja kiireettömät asiat 

Laatikko neljä kuvastaa asioita, jotka meidän tulisi lopettaa täysin. Ne eivät ole kiireellisiä eivätkä liioin tärkeitä. Vai oletko joskus kokenut hyötyväsi esim. doomscrollauksesta?  

Keskittymällä liikaa tämän laatikon asioihin aiheutamme itsellemme riippuvuutta muista, kun emme saa itsenäisesti mitään aikaiseksi. Myös hyvinvointimme saattaa kärsiä, kun makaamme tunti tolkulla sohvannurkassa puhelintamme tuijottaen. 

Katso kalenteriasi kriittisesti

Avaa oma kalenterisi. Mihin laatikoihin sinä asettaisit oman työpäiväsi askareet? Löytyykö sieltä asioita, jotka pitäisi delegoida tai lopettaa täysin? Entä minkälaisille asioille sinun olisi hyvä varata kalenterista aikaa? Mitkä asiat jäävät helposti tulipalojen sammuttelun jalkoihin? 

Priorisoimalla työtäsi lisäät hyvinvointiasi ja annat itsellesi mahdollisuuden menestyä työssäsi. Muista myös säännöllisin väliajoin keskustella työsi tavoitteista esihenkilösi tai kollegoidesi kanssa. Tällöin varmistat, että todella käytät aikasi oikeisiin asioihin.