Verkkopalvelun auditointi on kuin kevätsiivous

20 touko 2015 • Strategia ja liiketoimintamuotoilu

Ah, kevät! Lintujen liverryksen ja kirkkaan auringonpaisteen lisäksi se tarkoittaa monelle myös kevätsiivousta. Toisinsanoen rankkaa ähellystä, mutta myös hyvää mieltä. Verkkopalvelun auditointi tuo lisäksi usein rutkasti uusia asiakkaita tai säästöjä.

Verkkopalvelun auditointi antaa kuvan kokonaistilanteesta

Verkkopalvelun auditoinnilla tarkoitetaan vaikkapa verkkosivuston tai verkkokaupan systemaattista terveystarkastusta. Auditoinnissa käydään läpi palvelun keskeisimmät osa-alueet ja tarkistetaan, että niiden kunto on ajan- ja tarkoituksenmukainen. Wikipediassa puhutaan ohjelmistojen auditoinnista, tässä on kyse spesifisti verkkopalvelusta.
Auditoinnissa keskitytään liiketoiminnallisesti oleelliseen asioihin kuten asiakaskokemuksen laatu (navigaation selkeys, tuotteistuksen taso tms.), hakukoneoptimoinnin taso, alustan soveltuvuus tarpeeseen, jatkokehitettävyys, kehitysprosessi, tietoturva, skaalautuvuus,  integroitavuus ja niin edelleen.
Tarkistuksen perusteella kirjataan huomiot ja tehdään korjauslista. Auditoinnin lopputuloksesta syntyy näin hyvä yleiskuva kokonaisuudesta osa-alueineen. Onko jokin osa-alue reippaasti muita edellä tai jäljessä? Vai onko kehittäminen peräti kokonaan unohtunut? Miten verkkopalvelumme suhteutuu pahimpiin kilpailijoihin? Onko alustaratkaisu edelleen ajankohtainen? Ja niin edelleen. Vastauksia kysymyksiin, jotka jäävät helposti arjessa miettimättä.

Verkkopalvelun auditointi on elinkaaren hallintaa – tai tulipalojen sammuttamista riippuen tilanteestasi.

Verkkopalvelun auditointi tuo uusia asiakkaita tai säästöjä

Verkkopalvelun auditointi vaatii yleensä ulkoista painetta tullakseen tehdyksi. Aina tuntuisi löytyvän jotain akuutimpaa tekemistä. Verkkopalvelun auditointi on kuitenkin liiketoiminnallisesti kannattavaa. Verkkopalvelun kevätsiivouksessa nostetaan tärkeät ja ajankohtaiset asiat oikealla tavalla esille ja piilotetaan turhat.
Palkkiona on yleensä vähintään parantunut konversio (=lisää liidejä tai kauppoja) ja parantunut asiakaskokemus (=käyttöliittymän ja navigaation yhdenmukaistus) puhumattakaan mahdollisesta suorituskyvyn tai tietoturvan parannuksista.
Teknisen alustan vaihdolla tai konsolidoinneilla saatetaan päästä strategisen tason hyötyihin käsiksi. Vanhentuneen suljetun julkaisujärjestelmän vaihto moderniin avoimen lähdekoodin alustaan saattaa generoida tuhansien/kymmenien tuhansien eurojen säästöt vuositasolla.

Verkkopalvelu auditointi on kuin strategiatyöpaja. Tarkastellaan isoa kuvaa. Sitä ei arjessa yleensä ehdi.

Verkkopalvelun auditointi kannattaa suorittaa 1-2 vuoden välein

Jokainen kasvuun tähtäävä yrittäjä/yritys tietää tuskallisen hyvin, että viimeistään vuoden kuluessa toiminta on kehittynyt niin paljon, että on aihetta muuttaa tuotteistusta, säätää markkinoinnin painotuksia tai jopa luoda kokonaan uusia liiketoiminta-alueita. Näitä muutostarpeita ei kuitenkaan tule välttämättä huomioineeksi (tai ainakaan korjanneeksi) päivittäisten verkkopalvelukehitysrutiinien ristipaineessa.
Verkkopalvelun auditointi onkin erinomainen työkalu vuosikatsastukseen. Auditointi tehdään normaalista rutiinista erillään kartoittaen kriittisimmät osa-alueet. Jatkuva verkkopalvelun päivitysrutiini ei siis poista tarvetta vuosikatsastukseen. Tilanteesta riippuen suositeltava auditointiväli on 1-2 vuotta. Kolme vuotta alkaa olla jo liian pitkä aika palvelussa kuin palvelussa.

Verkkopalvelun auditointi on kuin autokatsastus. Sekin tehdään vuosittain, vaikka määräaikaishuollot olisivat kunnossa.

Miten ajoittaa verkkopalvelun auditointi järkevästi?

Periaatteessa verkkopalvelun auditointi on turhaa vain, mikäli se on tehty oikeaoppisesti vain muutama viikko/kuukausi sitten. Kaikkina muina aikoina auditointi todennäköisesti tarjoaa riittävästi lisäarvoa suhteessa käytettyihin resursseihin. Tässä vinkkejä milloin auditointia kannattaa harkita:

• Olet epävarma onko verkkopalvelusi varmasti kunnossa
• Verkkopalvelusi toimittaja on vaihtumassa
• Olet tekemässä jotain merkittävää muutosta (esimerkiksi alustanvaihto)
• Haluat varmistaa, että verkkopalvelusi kehitys nivoutuu liiketoimintastrategian kehitykseen
• Verkkopalveluasi ei ole auditoitu viimeisen 2 vuoden sisällä

Auditointi on investointiturva. Vai uskaltaisitko sinä ostaa katsastamattoman  auton?

Auditointi keskitetään kriittisimpiin osa-alueisiin

Auditointi voidaan kohdistaa tasa-arvoisesti verkkopalvelun eri osa-alueisiin, mikä on tyypillistä jatkuvalle vuosikatsastamiselle. Kun auditointi suoritetaan säännöllisesti, ei isoja yllätyksiä pääse niin helposti syntymään.
Auditoinnin voi myös kohdentaa vain muutamaan osa-alueeseen. Tyypillisiä esimerkkejä kohdentamisesta ovat verkkopalvelun jatkokehitettävyys, suorituskyvyn skaalautuvuus ja tietoturvan taso. Nämä ovat tyypillisesti alueita, joita on sisäisesti vaikea (jopa mahdoton) arvioida, mutta joiden merkitys on liiketoiminnallisesti ratkaisevaa.
Yksi vaikeimmista ja eniten ammattitaitoa vaativista auditoinnin kohteista on teknisen alustan elinkaaren vaiheen määrittäminen. Milloin kannattaa sinnitellä nykyisellä alustalla repiäkseen kaikki eurot investoinnista? Entä missä pisteessä tekninen alusta alkaa hidastamaan tai hankaloittamaan liiketoiminnan kehittämistä niin paljon, että uusiminen olisi pitänyt tehdä jo eilen?

Verkkopalvelun auditointi on kuin hammaslääkärikäynti. Mitä harvemmin sen teet, sitä kivuliaampi on kokemus.

Auditointi kannattaa teettää ulkopuolisella 

Kuten arvata saattaa, auditoinnin teettäminen ulkopuolisella on usein hyvä ajatus. Tuoreet näkemykset ja objektiviisuus ovat hyviä motivaattoreita. Tosin on pakko myös mainita, että auditoinnin tekeminen ja erityisesti liiketoiminnallisesti järkevien suositusten antaminen vaatii todella paljon kokemusta.
Ulkopuolisen auditoijan käyttö on myös hyvä keino pitää nykyinen IT-toimittaja hereillä. Toki auditointi voi olla yksi keino tarkistaa oman toimittajan asiantuntijuuden taso. Kannattaa kuitenkin olla huolellinen johtopäätöksiä tehdessä. Kehitysprosessi, budjetti ja aikataulut saattavat rajoittaa toimittajan tekemistä enemmän kuin esimerkiksi osaamisen tai motivaation puute.

Ulkopuolinen auditoi objektiivisesti. Kehitettävää löytyy aina.