Tietosuojaseloste

Sofokus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Tietosuojalainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999). Laadittu 26.4.2018, muokattu 14.5.2018 ja 19.3.2020.

Rekisterinpitäjä

Sofokus Oy

Juhana Herttuan puistokatu 3, 20200 Turku

Puh. 02 250 1333

info@sofokus.com

www.sofokus.com

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterin yhteyshenkilö:

Erkki Kallio

erkki.kallio@sofokus.com

Rekisterin nimi

Sofokus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, asiakaskyselyihin, rekisterinpitäjän mainonnan ja/ tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai asiakkaana olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, tietonsa yhteydenottolomakkeilla jättäneet henkilöt tai markkinointiluvan antaneet henkilöt.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä:

• Nimitiedot
• Sähköpostiosoite
• Matka- ja/tai muu puhelinnumero
• Organisaatio ja asema
• Organisaation osoitetiedot
• Organisaation verkkolaskutustiedot
• Yhteysloki
• Evästeiden ja analytiikan kautta kerättävät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itse antamat tiedot, yleisesti saatavilla olevat internet-lähteet, sekä mahdolliset muut julkiset lähteet, kuten sosiaalisen median kanavat.

Tietojen luovutukset ja siirtäminen

Rekisteritietoja voidaan jakaa Sofokus-konsernin sisällä, sekä Sofokus Oy:n jälleenmyyjien tai alihankkijoiden kanssa. Osa rekisterinpitäjän käyttämistä palveluista toimivat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Näitä palveluja tuottavat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Näissä tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan noudattamalla tietosuojalainsäädännön hyväksymiä menettelyjä, kuten esimerkiksi EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla ja hyvien käytäntöjen mukaisesti suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien tahojen käyttäjillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa vikatilanteiden varalta.

Rekisteröidyn oikeudet ja tietojen säilytysaika

• Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisteriin on kerätty
• Oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• Oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen (esimerkiksi markkinointiluvan peruutus)
• Oikeus pyytää tietojen poistoa, jos rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle lainvastaisesta käsittelystä

Rekisterinpitäjä poistaa  rekisteristä  tiedot,  kun  tietojen  käsitellylle  ei  ole  enää  liiketoiminnallista perustetta tai jos rekisteröity itse tietosuojalainsäädäntöön perustuen vaatii rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot.

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi tehdä ottamalla sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla yksilöity siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan todentaa luotettavaksi.

Evästeiden käyttö

Sofokus Oy:n työnhakijarekisteri

Tietosuojalainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999). Laadittu 26.4.2018, muokattu 14.5.2018.

Rekisterinpitäjä

Sofokus Oy

Juhana Herttuan puistokatu 3, 20200 Turku

Puh. 02 250 1333

info@sofokus.com

www.sofokus.com

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterin yhteyshenkilö:

Milla Heikkilä

milla.heikkila@sofokus.com

Rekisterin nimi

Sofokus Oy:n työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten käsittely ja rekryitointiprosessin hoitaminen, työnhakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, asiakaskyselyihin, rekisterinpitäjän mainonnan ja/ tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän rekrytointiprosessiin osallistuneet henkilöt, työnhakijoina rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, tietonsa yhteydenottolomakkeilla, puhelimitse tai tapahtumissa jättäneet henkilöt.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä:

• Nimitiedot
• Sähköpostiosoite
• Matka- ja/tai muu puhelinnumero
• Työhakemus, ansioluettelo, kuva ja muut työnhakijan antamat lisätiedot
• Evästeiden ja analytiikan kautta kerättävät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itse antamat tiedot, yleisesti saatavilla olevat internet-lähteet, sekä mahdolliset muut julkiset lähteet, kuten sosiaalisen median kanavat.

Tietojen luovutukset ja siirtäminen

Rekisteritietoja voidaan jakaa Sofokus-konsernin sisällä, sekä Sofokus Oy:n jälleenmyyjien tai alihankkijoiden kanssa. Osa rekisterinpitäjän käyttämistä palveluista toimivat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Näitä palveluja tuottavat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Näissä tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan noudattamalla tietosuojalainsäädännön hyväksymiä menettelyjä, kuten esimerkiksi EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla ja hyvien käytäntöjen mukaisesti suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien tahojen käyttäjillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet ja tietojen säilytysaika

• Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisteriin on kerätty
• Oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• Oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen (esimerkiksi markkinointiluvan peruutus)
• Oikeus pyytää tietojen poistoa, jos rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle lainvastaisesta käsittelystä

Rekisterinpitäjä poistaa rekisteristä tiedot, kun tietojen  käsitellylle  ei  ole  enää  perustetta rekrytointiprosessissa tai jos rekisteröity itse tietosuojalainsäädäntöön perustuen pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Pääsääntöisesti rekrytointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään kaksi (2) vuotta tietojen keräämisestä.

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi tehdä ottamalla sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla yksilöity siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan todentaa luotettavaksi.